POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DE VITAMIN WELL

1. Introduction
Vitamin Well s’engage à protéger votre vie privée et à traiter vos données à caractère personnel de manière transparente, sécurisée et légale. La présente Politique de confidentialité, qui s’adresse à toutes les personnes qui interagissent avec nous, indique comment nous traitons vos données à caractère personnel chez Vitamin Well et quels sont vos droits en tant que personne concernée.

Sauf indication contraire, Vitamin Well Group, Garvargatan 9, 11221 Stockholm, Suède, (« Vitamin Well », « nous ») est le responsable du traitement des données à caractère personnel. Vitamin Well inclut No Carbs Company AB, Barebells Functional Foods AB (y compris la marque Snackbros), Tyngre Distribution AB et NOBE Drycker Stockholm AB, ainsi qu’une succursale en Finlande et des filiales au Danemark, en Norvège, en Allemagne, en France, en Autriche, en Pologne, en Espagne, au Royaume-Uni, à Hong Kong et aux États-Unis.

Vitamin Well a également choisi de nommer un Délégué à la protection des données afin de garantir la protection des données. Si vous avez des questions sur la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel ou si vous souhaitez faire valoir vos droits, veuillez écrire à dpo@vitaminwell.se.

2. Que sont les données à caractère personnel ?
Les données à caractère personnel sont des informations relatives à une personne physique identifiée ou identifiable (« personne concernée ») ; il s’agit de toutes les données qui permettent d’identifier une personne. Par exemple, les noms, adresses e-mail ou numéros de téléphone s’ils peuvent être associés à une personne physique vivante, mais également une photo sur laquelle la personne peut être reconnue.

3. Que signifie « traitement » des données à caractère personnel ?
Le terme « traitement » couvre tous types d’opérations effectuées sur des données à caractère personnel. La définition est très large et inclut toutes les formes de traitement des données, qu’il s’agisse de la collecte, de l’enregistrement, de la conservation, de l’adaptation, de l’utilisation, de la diffusion ou bien de l’effacement des données à caractère personnel.

4. Quelles données à caractère personnel traitons-nous, à quelles fins et sur quelles bases juridiques ?

4.1 Nous traitons les données à caractère personnel pour pouvoir exécuter ou conclure un contrat avec vous :

• Si vous êtes un ambassadeur de notre société, vous nous avez fourni des données à caractère personnel telles que des coordonnées (par ex. nom, numéro de sécurité sociale, adresse, numéro de téléphone, code d’entrée, adresse e-mail et, éventuellement, un numéro de compte bancaire), nom sur les réseaux sociaux, taille de vêtements et photos. Nous traitons lesdites données pour pouvoir exécuter le contrat conclu avec vous, par exemple, pour vous rembourser/envoyer des produits, ou pour contribuer sur la participation à des événements et d’autres types de marketing. Nous traitons également les données publiques issues, par exemple, des réseaux sociaux, comme le nombre d’abonnés, et les activités/publications liées aux marques de commerce dont vous êtes l’ambassadeur, pour contrôler et assurer le suivi de notre contrat.
• Si vous avez conclu un contrat de mannequinat avec nous, vous nous avez fourni des données à caractère personnel telles que votre nom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone, numéro de compte bancaire, des photos et des films où vous apparaissez. Les données seront utilisées pour vous rémunérer, pour pouvoir associer, dans nos bases de données internes, votre nom aux photos et films où vous apparaissez et aux événements associés, et pour promouvoir nos marques commerciales et nos produits.
• Si vous avez conclu un contrat de photographe avec nous, vous nous avez fourni des données à caractère personnel telles que votre nom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone, numéro de compte bancaire. Nous traitons ces informations pour vous rémunérer et pour pouvoir associer, dans nos bases de données internes, votre nom aux photos, films et événements associés.
• Si vous avez accepté nos conditions générales pour participer à un événement organisé par nous, vous nous avez fourni des données à caractère personnel telles que des coordonnées (par ex., nom, adresse e-mail, adresse et numéro de téléphone) et éventuellement des informations médicales (par ex., blessures ou allergies). Nous avons besoin de ces données afin d’organiser et de mener à bien l’événement. Étant donné que nous prenons des photos et enregistrons des films pendant nos événements à des fins de marketing ultérieur, comme convenu dans les conditions, nous sommes également susceptibles de collecter, modifier et diffuser sur les réseaux sociaux des photos et des films sur lesquels vous êtes visible et pouvez être identifié.
• Si vous avez accepté les conditions générales d’un tirage au sort, d’un concours ou d’un autre jeu que nous organisons, vous nous avez fourni des données à caractère personnel telles que votre nom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, nom sur les réseaux sociaux et, éventuellement, une contribution (par ex., une photo ou un film) sur laquelle vous pouvez être identifié. Nous utilisons ces données pour mener à bien la promotion et, dans certains cas, pour des promotions ultérieures. Lorsque le prix est un voyage, nous sommes également susceptibles de traiter des données telles que votre nationalité et des informations médicales (par ex., allergies) que nous devons connaître pour des raisons de sécurité.
• Si vous avez accepté nos conditions générales sur l’utilisation du contenu que vous avez publié sur les réseaux sociaux, comme une photo, une vidéo, une légende ou tout autre texte, nous traiterons les données à caractère personnel associées dans le but de promouvoir nos produits et marques commerciales.
• Si vous avez postulé à un emploi chez Vitamin Well, vous nous avez fourni des données à caractère personnel telles que vos coordonnées (par ex., nom, adresse e-mail, adresse et numéro de téléphone) et d’autres informations personnelles (par ex., photo) dans votre candidature. Nous utilisons ces informations pour évaluer votre candidature et votre aptitude à l’emploi, c’est-à-dire pour prendre des mesures suite à votre demande avant de conclure un contrat.
• Si vous avez conclu un contrat avec nous concernant le parrainage d’un événement, la fabrication de produits ou d’autres collaborations professionnelles, vous nous avez fourni des données à caractère personnel telles que vos coordonnées (par ex., nom, adresse, numéro de téléphone, poste et employeur). Nous utilisons lesdites données pour pouvoir exécuter le contrat conclu avec vous.

La base juridique de notre traitement de ces données à caractère personnel vous concernant est la nécessité de conclure ou d’exécuter un contrat avec vous.

4.2 Nous traitons les données à caractère personnel sur la base de notre intérêt légitime

• Si vous avez manifesté de l’intérêt concernant la réception d’actualités, ou si vous vous êtes abonné à ce service (par ex., via Mynewsdesk), vous nous avez fourni des données à caractère personnel telles que votre nom et votre adresse e-mail. Nous utilisons ces informations pour vous envoyer des actualités et communiqués de presse pertinents.
• Si vous collaborez volontairement avec nous en tant qu’ambassadeur, ou si vous êtes un ambassadeur potentiel, vous nous avez peut-être fourni des données à caractère personnel telles que votre nom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, nom sur les réseaux sociaux, taille de vêtements et photos afin que nous puissions vous envoyer des produits et contribuer sur la participation aux événements et autres formes de marketing. Nous sommes également susceptibles de stocker ces informations et/ou données publiques, comme votre nombre d’abonnés sur les réseaux sociaux et l’activité liée à nos marques commerciales, afin d’être en mesure d’initier une telle collaboration ou de conclure un contrat d’ambassadeur avec vous.
• Si vous êtes inscrit à un événement ou un voyage que nous organisons, vous nous avez fourni des données telles que vos coordonnées (par ex., nom, adresse, numéro de téléphone et adresse e-mail), et éventuellement des informations médicales (par ex., allergies) que nous devons connaître pour des raisons de sécurité. Le but de ces événements étant de réaliser des photos et des films à des fins de visibilité et de marketing, nous sommes susceptibles de traiter les supports sur lesquels vous pouvez être identifié.
• Si vous nous avez contactés pour nous transmettre des questions ou des plaintes sur nos produits, vous nous avez fourni des données à caractère personnel telles que votre nom, adresse, adresse e-mail et numéro de téléphone, ainsi que d’éventuelles informations médicales (par ex., problèmes de santé liés au produit). Nous utilisons ces informations pour pouvoir répondre à vos questions, enquêter sur les problèmes liés aux produits, détecter ou signaler les risques sanitaires, vous verser des dommages-intérêts et prévenir la fraude, par exemple, les réclamations et des demandes de dommages-intérêts infondées.
• Si vous visitez notre page d’accueil et acceptez nos cookies, vous acceptez que nous collections de potentielles données à caractère personnel liées au comportement en ligne (par ex., votre adresse IP, vos antécédents de navigation, les sites Web précédemment visités, etc.), tel que cela est décrit dans notre Politique relative aux cookies. Nous analysons ces informations sous une forme agrégée et pseudonymisée à des fins statistiques, afin d’optimiser notre page d’accueil en vue de commercialiser nos produits et nos marques commerciales en analysant quelles sont les parties de nos pages d’accueil qui sont les plus souvent visitées.
• Si vous choisissez d’entrer en contact avec nous, suite à une invitation de notre part ou à votre propre initiative, via l’une de nos adresses e-mail générales (par ex., info@vitaminwell.com) pour nous faire part d’idées sur de nouveaux goûts, produits ou campagnes, vous nous fournissez des données à caractère personnel que nous utilisons pour répondre et évaluer le contenu de votre e-mail.

Nous traitons ces données à caractère personnel si nous estimons que cela est nécessaire aux fins de notre intérêt légitime, afin d’assurer la promotion de nos produits et marques commerciales et de rester une société compétitive. Nous estimons que notre intérêt légitime, dans ce cas, n’est pas abrogé par vos intérêts ou droits et libertés fondamentaux qui nécessitent la protection des données à caractère personnel, étant donné que vous nous avez vous-même, ou à votre initiative, fourni vos données à caractère personnel et que nous traitons les données à des fins qui doivent être conformes à vos attentes.

Si nous avons conclu un contrat concernant l’une des activités énumérées ci-dessus, nous traiterons les données à caractère personnel associées sur la base de l’exécution de ce contrat.

4.3 Exigences légales, intérêt public et consentement

Il se peut que nous devions traiter vos données à caractère personnel afin de satisfaire aux exigences légales (par ex., obligations de conserver des registres) et aux instructions des tribunaux ou des autorités publiques (par ex., l’Agence fiscale suédoise).Nous pouvons également être légalement tenus ou contraints, dans le cadre de l’intérêt public, de traiter les données à caractère personnel concernant les problèmes relatifs aux produits afin de détecter et de contrôler les risques sanitaires potentiels.

En outre, nous pouvons traiter vos données à caractère personnel sur la base de votre consentement. Dans ce cas, nous obtiendrons votre consentement à l’avance, à des fins spécifiques, et nous veillerons à ce qu’il soit librement donné, spécifique, éclairé et sans ambiguïté. Vous avez le droit de retirer le consentement donné à tout moment et, dans ce cas, nous vous invitons à contacter notre Délégué à la protection des données. Veuillez noter que ce retrait ne s’appliquera pas rétroactivement sur le traitement déjà effectué.

5. Qui sont les destinataires des données à caractère personnel ?
Vos données à caractère personnel seront traitées, dans la mesure du nécessaire, par les employés de Vitamin Well et ses conseillers, fournisseurs, partenaires et distributeurs. Par exemple, nos chefs de produits auront principalement accès aux questions et plaintes entrantes sur nos produits, tandis que notre Service RH traitera principalement les informations des employés.

Vitamin Well conclut des accords de traitement des données avec des tiers qui, du fait de leurs services ou de leur collaboration, ont accès aux données à caractère personnel ou les traitent pour le compte de la société. Nous veillons donc à ce que les tiers avec qui nous travaillons traitent les données de manière légale et sécurisée, comme nous le faisons.

Vitamin Well possède actuellement des sociétés-sœurs et des filiales en Norvège, au Danemark, en Allemagne, en France, en Autriche, en Pologne, en Espagne, au Royaume-Uni, à Hong Kong et aux États-Unis, ainsi qu’une succursale en Finlande, et continue à étendre sa présence internationale. Nous travaillons également avec des partenaires et distributeurs dans de nombreux pays à l’intérieur et à l’extérieur de l’Union européenne (l’« UE ») et de l’Espace économique européen (l’« EEE »), et il peut donc nous être également nécessaire de partager des données à caractère personnel avec, par exemple, des prestataires de services et des conseillers juridiques qui ne sont pas basés dans l’UE/EEE.

Ainsi, vos données à caractère personnel peuvent être transférées en dehors de l’UE/EEE. Ces transferts seront basés, dans la mesure du possible, sur les décisions d’adéquation de la Commission européenne et, autrement, principalement sur l’exécution d’accords conclus entre nous. Dans d’autres cas, les transferts de vos données à caractère personnel vers des pays tiers s’appuieront sur des garanties adéquates, telles que des clauses contractuelles types. Nous pourrons exceptionnellement effectuer ces transferts sur la base de votre consentement explicite, d’importantes raisons d’intérêt public, de la gestion de demandes légales ou de la protection de vos intérêts vitaux ou de ceux d’une autre personne.

6. Vitamin Well traite-t-elle des catégories particulières de données à caractère personnel ?
Vitamin Well ne traite jamais d’informations sensibles telles que des informations sur l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les croyances religieuses ou l’orientation sexuelle. Dans certains cas, cependant, nous sommes tenus de collecter et de traiter pendant une période limitée des données médicales pour des raisons de sécurité, telles que des informations sur les allergies ou d’autres maladies que nous devons connaître lors de l’organisation de voyages ou de formations. Ces données seront toujours supprimées dès que le motif pour lequel elles ont été collectées n’est plus applicable.

7. Pendant combien de temps les données à caractère personnel sont-elles conservées ?

7.1 Lorsque nous traitons des données à caractère personnel en nous fondant sur un accord

Nous conserverons vos données à caractère personnel pendant la durée du contrat et les supprimerons lorsque le contrat sera résilié. Cependant, les exceptions suivantes s’appliquent :

Si nous sommes légalement tenus de conserver ou de divulguer l’une de vos données à caractère personnel quelle qu’elle soit après la résiliation du contrat, par exemple, des informations relatives à l’emploi, nous conserverons les données aussi longtemps que la loi l’exigera et dans la mesure où la loi nous y autorise, ou selon les instructions d’un tribunal ou d’une autorité publique.

Les photos ou films ne seront pas automatiquement effacés sur demande ou après la fin d’un événement donné, mais seront utilisés conformément à notre accord.

Si vous avez postulé spontanément à un emploi chez Vitamin Well, nous conserverons vos données à caractère personnel pendant six mois à compter de la date de votre candidature pour vous contacter au cas où une offre adaptée serait publiée. Si votre candidature n’a pas été retenue, nous effacerons votre candidature dès lors que nous vous informerons que nous ne vous offrons pas le poste, sauf si nous en convenons expressément autrement.

7.2 Lorsque nous traitons les données à caractère personnel en nous fondant sur notre intérêt légitime

Actualités :Nous conserverons vos données à caractère personnel tant que vous resterez abonné ou dès que vous indiquerez votre intérêt pour nos actualités. Vous pouvez à tout moment choisir de ne plus recevoir nos actualités.

Collaborateurs/ambassadeurs :Nous conserverons vos données à caractère personnel tant que notre collaboration informelle se poursuivra ou que votre profil personnel restera pertinent à nos fins de marketing.

Événements :Nous conserverons vos données à caractère personnel jusqu’à la fin de l’événement. Les photos et les films réalisés lors de l’événement ne seront cependant pas effacés automatiquement après la fin de l’événement, et pourront être utilisés tant qu’ils seront pertinents à nos fins marketing.

Questions et plaintes concernant les produits :Nous traiterons les données à caractère personnel pendant deux ans à compter de leur réception dans le but d’effectuer des analyses statistiques sur les questions et les plaintes, d’enquêter, de détecter et de signaler les potentiels risques sanitaires ou problèmes relatifs aux produits, de contrôler et d’améliorer notre service à la clientèle, de verser les dommages-intérêts et de prévenir la fraude (par exemple, des demandes de dommages-intérêts infondées).

Visiteurs du site Web :Nous traiterons vos données à caractère personnel, sauf si vous refusez les cookies de notre site Web.

Idées, etc. :Nous traitons toutes les données à caractère personnel reçues spontanément tant qu’elles sont pertinentes.

8. Quels sont vos droits en tant que personne concernée ?En tant que personne concernée, vous disposez de nombreux droits. Tout d’abord, vous avez le droit de savoir quelles données à caractère personnel nous détenons à votre sujet. Vous pouvez également demander à ce que nous rectifiions les données inexactes à votre sujet, nous supprimions les données qui ne sont plus pertinentes et nous transférions vos données. Vous avez le droit de déposer une plainte auprès du Comité d’inspection des données.

De plus, vous pouvez nous demander de limiter notre traitement de vos données à caractère personnel. Veuillez noter qu’une telle demande peut signifier que nous ne serons plus en mesure de remplir nos obligations envers vous, et que cet effacement n’inclura pas les photos ou les films, qui seront utilisés conformément à notre contrat.

Si nous avons conclu un contrat avec vous, vous pouvez également recevoir une copie des données à caractère personnel que vous nous avez fournies au format numérique. Si nous traitons vos données sur la base de notre intérêt légitime, vous pouvez à tout moment vous opposer à notre traitement.

Si vous avez des questions ou souhaitez invoquer l’un de vos droits, veuillez contacter notre Délégué à la protection des données à l’adresse dpo@vitaminwell.se.

9. Autre
La présente Politique de confidentialité sera régulièrement mise à jour afin qu’elle reste cohérente avec nos activités commerciales et afin de respecter la loi applicable, c’est-à-dire la législation suédoise, y compris les exigences du Règlement général sur la protection des données (Règlement (UE) 2016/679). Cette version a été mise à jour le 29 mars 2019.