VITAMIN WELL’S RETNINGSLINJER FOR PERSONVERN

1. Innledning

Vitamin Well beskytter ditt personvern og behandler alle dine personopplysninger på en åpen, trygg og lovlig måte. I denne personvernerklæring, som vender seg til alle som på noen måte samarbeider eller kommer i kontakt med oss, beskriver vi nærmere hvordan dine personopplysninger behandles i Vitamin Well og hvilke rettigheter du har.

Om ikke annet er oppgitt er det Vitamin Well-konsernet, Garvagatan 9, 112 21 Stockholm, («Vitamin Well», «vi», «oss») som er personopplysningsansvarlig. I Vitamin Well inngår No Carbs Company AB, Barebells Functional Foods AB (inkl. varemerket Snackbros), Tyngre Distribution AB og NOBE Drycker Sverige AB, en filial i Finland samt datterselskap i Danmark, Norge, Tyskland, Frankrike, Østerrike, Polen, Spania, Storbritannia, Hong Kong og USA.

Vitamin Well har valg å utnevne et databeskyttelsesombud for å se til at personopplysninger behandles på riktig måte. Ved henvendelser om vår behandling av dine personopplysninger eller for å anvende noen av dine rettigheter er du velkommen til å ta kontakt med dataskyddsombud@vitaminwell.se.

2. Hva er en personopplysning?

En personopplysning er en opplysning om en identifisert eller identifiserbar fysisk person («den registrerte») og kan også være en hvilken som helst opplysning. For eksempel kan det være et navn, e-postadresse eller mobilnummer om det kan knyttes til en levende person, men til og med et fotografi med noens ansikt på er en personopplysning.

3. Hva innebærer det å «behandle» personopplysninger?

Ordet «behandling» refererer til alle typer håndteringer av personopplysninger. Definisjonen er veldig bred og innebefatter all form av håndtering fra innsamling, registrering, lagring og bearbeiding til lesning, anvendelse, utdeling, spredning og til og med sletting av personopplysninger.

4. Hvilke personopplysninger behandler vi, for hvilke årsaker og på hvilket grunnlag?

4.1 Vi behandler dine personopplysninger for å kunne inngå eller fullføre en avtale med deg

• Du som ambassadør for oss har gitt personopplysninger i form av f.eks. navn, personnummer, adresse, koder, e-postadresse, telefonnummer, evt. Bankkontonummer, navn på sosiale medier, klesstørrelse og bilder. Disse opplysningene behandler vi for å kunne fullføre vår avtale med deg, f. eks. gjennom å sende våre produkter eller betale kompensasjon og samarbeide rundt arrangementer og annen markedsføring. Vi behandler til og med offentlig informasjon fra f. eks. sosiale medier, som antall følgere og aktivitet/innlegg relatert til de varemerkene du er ambassadør for, for å følge opp vår avtale med deg.
• Du som har inngått en modellavtale med oss har oppgitt personopplysninger som f.eks. navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer, bankkontonummer, og bilder og filmer av deg. Opplysningene brukes for å kompensere deg, knytte ditt navn til assosierte bilder og filmer og evt. arrangementer, og for å markedsføre våre varemerker og produkter.
• Du som har inngått en fotografavtale med oss har oppgitt informasjon som f.eks. navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer og bankkontonummer. Opplysningene brukes for å kompensere deg, knytte ditt navn til assosierte bilder og filmer og evt. arrangementer.
• Du som har godkjent våre vilkår for deltagelse i et arrangement som vi arrangerer har ved påmelding registrert personopplysninger i form av din kontaktinformasjon (f.eks. navn, adresse, e-postadresse og telefonnummer) samt evt. helserelatert informasjon (f.eks. skader eller allergier). Denne informasjonen trenger vi for å kunne organisere og gjennomføre arrangementer på en sikker måte. Når vi fotograferer eller filmer våre arrangementer for fremtidige markedsføringsformål i samsvar med avtalen, kan vi til og med komme til å samle inn, bearbeide og på sosiale medier publisere bilder og filmer der du syns.
• Du som har godkjent våre allmenne vilkår for deltagende i en konkurranse som vi arrangerer har oppgitt opplysninger til oss som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, navn på sosiale medier og evt. et bidrag (f.eks. bilde eller film) hvor du er synlig. Vi bruker opplysningene for å gjennomføre konkurransen og evt. i noen tilfeller som grunnlag for videre markedsføring. Når premien er en reise, kan vi til og med behøve å behandle opplysninger som f.eks. statsborgerskap og helsedata av sikkerhetshensyn (f.eks. allergier).
• Du som har godkjent våre allmenne vilkår for bruk av innhold som du har lagt ut på sosiale medier, som f.eks. et bilde, video eller tekst, kommer vil til å behandle tilhørende personopplysninger for å markedsføre våre produkter og varemerke.
• Du som har søkt jobb hos oss har sendt inn din kontaktinformasjon (f.eks. navn, adresse, e-postadresse og telefonnummer), og evt. annen personlig informasjon (f.eks. bilder) i din jobbsøknad. Vi behandler disse opplysningene for å bedømme din søknad og egnethet for en stilling, dvs. for å kunne ta beslutninger rundt din forespørsel før en avtale inngås.
• Du som har inngått en avtale md oss om sponsing av arrangement, produksjon av produkter eller annet profesjonelt samarbeid har oppgitt personopplysninger til oss i form av f.eks. navn, adresse, telefonnummer, tittel og arbeidsgiver. Disse opplysningene behandler vi for å kunne fullføre vår avtale med deg.

Den lovlige grunnen for vår behandling av disse personopplysningene om deg er at behandlingen er nødvendig for å kunne inngå eller fullføre vår avtale med deg.

4.2 Vi behandler dine personopplysninger basert på vår berettigede interesse

• Du som har vist interesse for å få nyhetsoppdateringer av oss (f.eks. via Mynewsdesk) har oppgitt personopplysninger som f.eks. navn og e-postadresse, som vi bruker for å kunne sende relevante nyheter og utgivelser til deg.
• Du som fritt samarbeider med oss som ambassadør eller er en potensiell ambassadør kan ha oppgitt personopplysninger (som f.eks. navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer, navn på sosiale medier, klesstørrelse og bilder) for at vi skal kunne sende produkter til deg og samarbeide rundt deltakelse på arrangementer og andre former for markedsføring. Vi kan til og med komme til å lagre slike opplysninger og/eller offentlig informasjon som f.eks. antall følgere på sosiale medier og aktivitet relatert til varemerket for å kunne innlede et slikt samarbeid eller inngå samarbeidsavtale med deg.
• Du som har meldt deg på til et arrangement eller en reise som vi arrangerer har sendt opplysninger til og som f.eks. navn, adresse, e-postadresse og telefonnummer samt evt. helserelatert informasjon (f.eks. allergier) som vi må vite av sikkerhetsårsaker. Da det ligger i sakens natur å filme og fotografere av fremtidige markedsføringsårsaker kan vi komme til å behandle slikt materiale der du synes.
• Du som kontaktet oss med spørsmål eller klager om våre produkter har oppgitt personopplysninger til oss i form av f.eks. navn, adresse, e-postadresse og telefonnummer, og evt. helseinformasjon (f.eks. produktrelaterte helseproblemer). Vi bruker opplysningene for å svare på spørsmål, utrede produktfeil, spore eller rapportere helserisikoer, betale ut erstatning og for å forebygge bedrageri gjennom f.eks. grunnløse krav på erstatning.
• Du som besøker vår hjemmeside og godkjenner våre cookies har godkjent at vi samler inn personopplysninger i form av onlineoppførsel (f.eks. din IP-adresse, surf/klikk-historikk, tidligere besøkte hjemmesider, m.m.) i samsvar med vår Cookie Policy. Vi analyserer denne informasjonen på aggregert og pseuodonymisert nivå for statistiske formål, for optimering av vår hjemmeside og for å styrke og markedsføre våre produkter og varemerke gjennom å analysere hvilke deler av vår hjemmeside som vekker interesse.
• Du som på vår anmodning eller på eget initiativ henvender deg til en av våre allmenne mailadresser (f.eks. norge@vitaminwell.com) med f.eks. ideer om smaker, produkter og kampanjer kan komme til å oppgi personopplysninger til oss som vi bruker for å besvare og bedømme dine forslag.

Vi behandler disse personopplysningene basert på vår berettigede interesse i å markedsføre våre produkter og vår varemerke og forbli konkurransekraftige som bedrift. Vi bedømmer at denne interessen i dette tilfellet veier tyngre enn din interesse eller rettigheter i forhold til beskyttelsen av dine personopplysninger, siden du selv eller på eget initiativ har oppgitt dine personopplysninger og vi bruker disse for formål som burde være i samsvar med dine forventninger.

Om vi har inngått avtale med deg angående noen av aktivitetene nevnt ovenfor, kommer vår behandling av dine personopplysninger heller til å baseres på denne avtalen.

4.3 Juridisk forpliktelse og samtykke

Vi behandler også dine personopplysninger for å fullføre våre rettslige forpliktelser (f.eks. regnskapsplikt) og instruksjoner fra domstoler og myndigheter (f.eks. Skatteetaten). Vi kan også være forpliktet i henhold til loven eller motivert av allmenn interesse til å behandle opplysninger i forhold til produktfeil for å kunne forebygge, spore og overvåke evt. helserisikoer.

Vi kan også komme til å behandle dine personopplysninger basert på ditt samtykke. Vi innhenter i så fall ditt samtykke for et visst formål og ser det at det er frivillig, spesifikt, informert og tydelig. Du har rett til å når som helst trekke tilbake ditt samtykke og er da velkommen til å kontakte vårt databeskyttelsesombud som nedenfor. Vær oppmerksom på at et samtykke ikke kan trekkes tilbake med tilbakevirkende kraft.

5. Hvem er mottagerne som vil få tilgang til personopplysningene?

Dine personopplysninger kommer, når og i den utstrekning det er nødvendig, til å behandles av Vitamin Wells ansatte og deres rådgivere, leverandører, partnere og distributører. F.eks. har våre produktutviklere hovedsakelig tilgang til spørsmål og klager om produktene, mens vår HR-avdeling behandler opplysninger som gjelder personalet.

Vitamin Well har inngått personopplysningsavtaler med tredjeparter som gjennom sine tjenester og samarbeid med oss får tilgang til og behandler personopplysninger på våre vegne. Dermed sørger vi for at tredjepartene som vi arbeider med behandler personopplysninger på samme lovlige og sikre måte som vi gjør selv.

Vitamin Well har i dag søster- og datterselskap i Norge, Danmark, Tyskland, Frankrike, Østerrike, Polen, Spania, Storbritannia, Hong Kong og USA samt en gren i Finland, og fortsetter å ekspandere globalt. Vi samarbeider også med partnere og distributører i mange land både innenfor og utenfor den Europeiske Union («EU») eller det Europeiske økonomiske samarbeidsområdet («EØS») og kan derfor også behøve å dele personopplysninger med f.eks. tjenesteleverandører og rådgivere som er basert utenfor EU/EØS.

Dette innebærer at dine personopplysninger kan overføres til land utenfor EU/EØS. Slike overføringer vil når det er mulig baseres på EU-kommisjonens beslutning om adekvat beskyttelsesnivå, og ellers brukes hovedsakelig til å fullføre en avtale som vi har inngått. I andre tilfeller kan overføringer til andre land være basert på passende garantier som f.eks. standardiserte databeskyttelsesbestemmelser. I unntakstilfeller kan slike overføringer skje på grunnlag av ditt uttrykkelige samtykke, viktige årsaker som berører allmenninteressen, for å håndtere rettslige krav eller for å beskytte dine eller noen andres grunnleggende interesser.

6. Behandler Vitamin Well sensitive personopplysninger?

Vitamin Well behandler aldri sensitive personopplysninger som f.eks. opplysninger om politiske meninger, etnisk opprinnelse, religiøs overbevisning eller seksuell legning. I noen tilfeller behøver vi imidlertid av sikkerhetshensyn og i begrenset tid å behandle opplysninger knyttet til helse, som f.eks. informasjon om allergier eller andre tilstander som vi må kjenne til når vi arrangerer reiser og arrangementer. Slike opplysninger kommer alltid til å slettes så fort reisen eller arrangementer er over.

7. Hvor lenge lagres personopplysningene?

7.1 Når vi behandler dine personopplysninger basert på vår avtale

Vi kommer til å beholde dine personopplysninger under avtaleperioden og slette dem når avtalen opphører. I unntakstilfellene under gjelder dog følgende lagringstider:

Dersom vi har en juridisk forpliktelse til å beholde eller avsløre visse eller deler av dine personopplysninger også etter avtalen opphører, som f.eks. ansettelsesinformasjon, kommer vi til å spare på opplysningene så lenge og i den omfatning som kreves av lov, dom eller myndighet.

Bilder eller filmer kommer ikke til å bli slettet automatisk på forespørsel eller når et arrangement er gjennomført, men vil bli behandlet i samsvar med vår avtale.

Om du spontant har søkt jobb hos oss kommer vi til å beholde dine personopplysninger i seks måneder fra og med søknadsdatoen for å kunne kontakte deg om en passende stilling dukker opp. Om du har søkt en viss stilling hos oss men ikke får den, kommer vi til å slette dine søknadsdokumenter så fort vi har informert deg om at du ikke har fått stillingen, såfremt vi ikke kommer til enighet om noe annet

7.2 Når vi behandler dine personopplysninger basert på vår berettigede interesse

Nyheter:Vi kommer til å beholde dine personopplysninger så lenge du selv velger å markere din interesse for våre nyhetsbrev. Du kan når som helst velge å avmerke interesse eller komme med innvendinger mot vår behandling av dine personopplysninger for dette formålet.

Samarbeid/Ambassadører: Vi kommer til å beholde dine personopplysninger så lenge som vårt formelle samarbeid er pågående eller din personlige profil er relevant for vår markedsføring.

Arrangement:Vi kommer til å beholde dine personopplysninger til arrangementet er gjennomført. Bilder eller filmer slettes dog ikke automatisk etter gjennomført arrangement, men kan fortsatt bli bruke til markedsføringsformål.

Produkthenvendelser og klagemål: Vi kommer til å beholde dine personopplysninger i to år fra vi mottok dem, for å kunne føre statistikk over spørsmål og klager, utrede, spore og anmelde evt. helserisker eller produktfeil, se over og forbedre vårt kundeservicearbeid, betale ut erstatning samt for å forebygge bedrageri gjennom f.eks. grunnløse klagemål og krav på erstatning.

Besøk på våre hjemmesider: Vi kommer til å behandle dine personopplysninger så lenge du fortsetter å godkjenne cookies på hjemmesiden.

Idéer m.m.: Vi behandler personopplysninger i evt. spontant innsende mail og brev så lenge de kan være relevante for vår virksomhet, om intet annet er avtalt.

8. Hvilke rettigheter har du som registrert?

Du som registrert har en rekke rettigheter. Du har rett til å få vite hvilke personopplysninger vi behandler. Du kan også be om at vi retter opp feil i opplysninger, sletter irrelevante opplysnigner eller at vi overfører opplysningene dine. Du kan alltid sende inn klage til Datatilsynet.

Du kan også be oss begrense behandlingen av dine personopplysninger. Husk at dette kan medføre at vi ikke han oppfylle våre eventuelle forpliktelser til deg og at sletting ikke kommer til å innebefatte bilder og filmer, som kommer til å bli behandlet i samsvar med vår avtale.

Om vi har inngått en avtale med deg har du også rett til å få en kopi av de opplysninger som du har oppgitt til oss i et digitalt format. Om den rettslige grunnen for vår behandling av dine opplysninger er en interesseavveining har du rett til å når som helst motsette deg databehandlingen.

Ved spørsmål eller for å utøve noen av dine rettigheter, ikke nøl med å ta kontakt med vårt databeskyttelsesombud på dataskyddsombud@vitaminwell.se.

9. Øvrig

Denne personvernerklæringen kommer regelmessig til å oppdateres for å tilpasses bedriften og for å oppfylle kravene i henhold til gjenlydende lov, dvs. svensk lovgivning inklusive de krav som følger av den s.k databeskyttelsesforskriften (EU-forskrift nr. 2016/679). Den nåværende versjonen ble sist oppdatert den 29. mars 2019.