PRIVACYBELEID VAN VITAMINE WELL

1. Inleiding
Vitamin Well zet zich in om uw privacy te beschermen en uw persoonsgegevens op een transparante, veilige en wettelijke manier te verwerken. Dit Privacybeleid, dat betrekking heeft op iedereen die op welke manier dan ook met ons communiceert, legt uit hoe wij uw persoonsgegevens verwerken bij Vitamin Well en wat uw rechten zijn als betrokkene.

Tenzij anders vermeld is de Vitamin Well Group, Garvargatan 9, 11221 Stockholm, (“Vitamin Well”, “wij”, “ons”) de beheerder van de persoonsgegevens. Vitamin Well omvat No Carbs Company AB, Barebells Functional Foods AB (waaronder het merk Snackbros), Tyngre Distribution AB en NOBE Drycker Stockholm AB evenals een filiaal in Finland en dochterondernemingen in Denemarken, Noorwegen, Duitsland, Frankrijk, Oostenrijk, Polen, Spanje, het Verenigd Koninkrijk, Hongkong, en de Verenigde Staten.

Vitamin Well heeft er ook voor gekozen een functionaris voor gegevensbescherming (Data Protection Officer (“DPO”)) aan te stellen om de gegevensbescherming te verzekeren. Als u vragen hebt over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken of om uw rechten af te dwingen, schrijf dan naar dpo@vitaminwell.se.

2. Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (‘betrokkene’), d.w.z. alle soorten gegevens die de mogelijkheid geven een persoon te identificeren. Voorbeelden zijn namen, e-mailadressen of telefoonnummers als ze kunnen worden gekoppeld aan een bepaalde levende persoon, maar ook een foto waarin de persoon herkend kan worden.

3. Wat betekent “verwerking” van persoonsgegevens?
De term “verwerking” omvat alle soorten activiteiten die worden uitgevoerd op persoonsgegevens. De definitie is zeer breed en omvat alle vormen van gegevensverwerking, van verzameling, opname, opslag en aanpassing tot het gebruik, verspreiding en zelfs wissen van persoonsgegevens.

4. Welke persoonsgegevens verwerken we, voor welke doeleinden en op welke rechtsgronden?

4.1 Wij verwerken persoonsgegevens om een overeenkomst met u te kunnen nakomen of aan te gaan:

• Als u ambassadeur bent voor ons bedrijf, hebt u ons persoonsgegevens verstrekt zoals contactgegevens (zoals naam, burgerservicenummer, adres, telefoonnummer, toegangscode, e-mailadres en mogelijk een bankrekeningnummer), na(a)m(en) op sociale media, kledingmaat en foto’s. Wij verwerken deze gegevens om onze overeenkomst met u te kunnen nakomen, bijv. door u een vergoeding te geven en/of producten naar u te sturen of om deel te nemen aan of het organiseren van evenementen en andere soorten marketing. Wij verwerken ook openbare gegevens van bijv. sociale mediabronnen, zoals het aantal volgers en activiteiten/publicaties met betrekking tot de handelsmerken waarvoor u ambassadeur bent, om onze overeenkomst te controleren en op te volgen.
• Als u een overeenkomst als model met ons hebt afgesloten, hebt u ons persoonsgegevens verstrekt zoals naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, bankrekeningnummer en foto’s en films waarop u te zien bent. De gegevens zullen gebruikt worden om u een vergoeding te geven, om uw naam in onze interne databanken te koppelen aan de foto’s en films waarop u te zien bent en aan de bijbehorende evenementen, en om onze handelsmerken en producten te promoten.
• Als u een overeenkomst als fotograaf met ons hebt afgesloten, hebt u ons persoonsgegevens verstrekt zoals naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en bankrekeningnummer. Wij verwerken deze informatie om u een vergoeding te geven en om uw naam in onze interne databases te koppelen aan bijbehorende foto’s, films en evenementen.
• Als u akkoord bent gegaan met onze algemene voorwaarden voor deelname aan een evenement georganiseerd door ons, hebt u ons persoonsgegevens verstrekt zoals contactgegevens (zoals naam, e-mailadres, adres en telefoonnummer) en mogelijk ook gezondheidsinformatie (bijv. verwondingen of allergieën). Wij hebben deze gegevens nodig om het evenement te organiseren en veilig uit te voeren. Omdat we foto’s en films maken tijdens onze evenementen voor toekomstige marketingdoeleinden, zoals vastgesteld in de voorwaarden, kunnen we ook foto’s en films verzamelen, bewerken en op sociale media verspreiden waarop u zichtbaar bent en geïdentificeerd kunt worden.
• Als u akkoord bent gegaan met onze algemene voorwaarden om deel te nemen aan een sweepstake, wedstrijd of andere competitie die wij organiseren, hebt u ons persoonsgegevens verstrekt zoals uw naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, na(a)m(en) op sociale media en mogelijk een bijdrage (bijv. een foto of film) waarop u geïdentificeerd kunt worden. We gebruiken deze gegevens om promotie te maken, en in sommige gevallen ook als basis voor toekomstige aanbiedingen. Wanneer de prijs een reis is, kunnen we ook gegevens verwerken zoals uw staatsburgerschap en gezondheidsinformatie (bijv. allergieën) die wij om veiligheidsredenen moeten weten.
• Als u akkoord bent gegaan met onze algemene voorwaarden voor het gebruik van inhoud die u op sociale media hebt geplaatst, zoals een foto, video, caption of andere tekst, zullen wij bijbehorende persoonsgegevens verwerken met het doel onze producten en handelsmerken te promoten.
• Als u solliciteert naar een baan bij Vitamin Well, hebt u ons persoonsgegevens verstrekt zoals uw contactgegevens (bijv. naam, e-mailadres, adres en telefoonnummer) en mogelijke andere persoonlijke informatie (bijv. foto) in uw sollicitatie. Wij gebruiken deze informatie om uw sollicitatie en geschiktheid voor tewerkstelling te evalueren, d.w.z. om stappen te ondernemen op uw verzoek voordat een contract wordt afgesloten.
• Als u een overeenkomst met ons hebt afgesloten betreffende het sponsoren van een evenement, productie van producten of andere professionele samenwerking, hebt u ons persoonsgegevens verstrekt, zoals uw contactgegevens (bijv. naam, adres, telefoonnummer, functie en werkgever). Wij gebruiken dergelijke gegevens om onze overeenkomst met u te kunnen nakomen.

De rechtsgrondslag voor onze verwerking van uw persoonsgegevens is dat de verwerking noodzakelijk is om een contract met u aan te gaan of te vervullen.

4.2 Wij verwerken persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigde belang.

• Als u interesse hebt getoond in of zich hebt aangemeld voor nieuws van ons (bijv. via Mynewsdesk), hebt u ons persoonsgegevens verstrekt zoals uw naam en e-mailadres. Wij gebruiken deze informatie om u relevant nieuws en persberichten te kunnen sturen.
• Als u met ons samenwerkt als ambassadeur, of als u een potentiële ambassadeur bent, hebt u ons mogelijk persoonsgegevens verstrekt zoals uw naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, na(a)m(en) op sociale media, kledingmaat en foto’s, zodat wij u producten en andere vormen van marketing kunnen sturen. Wij kunnen dergelijke gegevens of openbare gegevens ook bewaren, zoals het aantal volgers op sociale media en activiteiten met betrekking tot onze handelsmerken, om zo een dergelijke samenwerking of een overeenkomst als ambassadeur met u aan te gaan.
• Als u zich hebt aangemeld voor een evenement of reis door ons georganiseerd, hebt u ons gegevens verstrekt zoals uw contactgegevens (bijv. naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres) en mogelijk ook gezondheidsinformatie (bijv. allergieën) die wij om veiligheidsredenen moeten weten. Aangezien er tijdens dergelijke evenementen foto’s en films worden gemaakt voor zichtbaarheid en marketingdoeleinden, kunnen we ook dergelijk materiaal verwerken waarop u geïdentificeerd kunt worden.
• Als u contact met ons hebt opgenomen met vragen of klachten over onze producten, hebt u ons persoonsgegevens verstrekt zoals uw naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en mogelijke gezondheidsinformatie (bijv. productgerelateerde gezondheidsproblemen). Wij gebruiken deze informatie om uw vragen te beantwoorden, productproblemen te onderzoeken, gezondheidsrisico’s te traceren of te rapporteren, een vergoeding aan u te betalen, en frauduleus gedrag te voorkomen, bijv. door ongegronde klachten en schadeclaims.
• Als u onze homepage bezoekt en onze cookies accepteert, hebt u ingestemd met onze verzameling van mogelijke persoonsgegevens in de vorm van online gedrag (bijv. uw IP-adres, geschiedenis, eerder bezochte websites, enz.) zoals beschreven in ons Cookiebeleid. Wij analyseren deze informatie op een samengevoegd en gepseudonimiseerd niveau voor statistische doeleinden, optimalisatie van onze homepage om onze producten en handelsmerken op de markt te brengen door te analyseren welke delen van onze homepages het vaakst worden bezocht.
• Als u er op een andere manier voor kiest contact met ons op te nemen, via onze algemene uitnodiging of op eigen initiatief, via een van onze algemene e-mailadressen (bijv. info@vitaminwell.com) met ideeën over nieuwe smaken, producten of campagnes, verstrekt u ons persoonsgegevens die wij gebruiken om de inhoud van uw e-mail te kunnen beantwoorden en evalueren.

Wij verwerken deze persoonsgegevens op basis van onze beoordeling dat dit noodzakelijk is voor ons gerechtvaardigd belang om onze producten en handelsmerken te promoten en om als bedrijf concurrerend te blijven. Wij beoordelen dat ons gerechtvaardigde belang in dit geval niet wordt overschreven door uw belang of fundamentele rechten en vrijheden die bescherming van persoonsgegevens vereisen, omdat u ons zelf of zelfs op eigen initiatief uw persoonsgegevens verstrekt hebt en wij de gegevens verwerken voor doeleinden die in overeenstemming moeten zijn met uw verwachtingen.

Als we een overeenkomst hebben afgesloten met betrekking tot een van de bovengenoemde activiteiten, zal onze verwerking van bijbehorende persoonsgegevens in plaats daarvan gebaseerd zijn op de uitvoering van die overeenkomst.

4.3 Wettelijke vereisten, algemeen belang en toestemming

Mogelijk moeten we uw persoonsgegevens verwerken om aan wettelijke vereisten te voldoen (bijv. verplichtingen om documenten te bewaren) en op last van rechtbanken of overheidsinstanties (bijv. de Zweedse belastingdienst). Wij kunnen ook wettelijk verplicht zijn of gedwongen worden om persoonsgegevens te verwerken met betrekking tot productproblemen om mogelijke gezondheidsrisico’s te volgen en te monitoren.

Daarnaast kunnen we uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming. In dat geval zullen wij uw toestemming vooraf verkrijgen, voor een specifiek doel, en ervoor zorgen dat deze vrijelijk, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig wordt gegeven. U hebt het recht om een gegeven toestemming op elk gewenst moment in te trekken en bent in dat geval welkom om contact op te nemen met onze functionaris voor gegevensbescherming. Houd er rekening mee dat een intrekking niet met terugwerkende kracht zal gelden voor reeds uitgevoerde verwerking.

5. Wie zijn de ontvangers van de persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens zullen, waar en voor zover nodig, verwerkt worden door werknemers van Vitamin Well en zijn adviseurs, leveranciers, partners en distributeurs. Onze productmanagers hebben bijvoorbeeld voornamelijk toegang tot inkomende vragen en klachten over onze producten, terwijl onze HR-afdeling voornamelijk werknemersinformatie zal verwerken.

Vitamin Well sluit overeenkomsten voor gegevensverwerking af met derden die via hun diensten of samenwerking namens ons toegang tot persoonsgegevens verkrijgen of persoonsgegevens verwerken. We zorgen er daarom voor dat derden waarmee we werken op dezelfde juridische en veilige manier als ons gegevens verwerken.

Vitamin Well heeft momenteel zuster- en dochterondernemingen in Noorwegen, Denemarken, Duitsland, Frankrijk, Oostenrijk, Polen, Spanje, het Verenigd Koninkrijk, Hongkong en de Verenigde Staten, evenals een filiaal in Finland, en blijft internationaal uitbreiden. We werken ook samen met partners en distributeurs in veel landen, zowel binnen als buiten de Europese Unie (de “EU”) en de Europese Economische Ruimte (de “EER”) en kunnen daarom ook persoonsgegevens delen met bijv. dienstverleners en juridische adviseurs die niet in de EU/EER gevestigd zijn.

Dit betekent dat uw persoonsgegevens kunnen worden overgedragen buiten de EU/EER. Dergelijke overdrachten zullen, waar mogelijk, worden gebaseerd op adequaatheidsbeslissingen door de Europese Commissie, en anderszins voornamelijk op de uitvoering van een overeenkomst die tussen ons is afgesloten. In andere gevallen zal elke overdracht van uw persoonsgegevens naar een derde land afhangen van adequate waarborgen zoals standaardcontractbepalingen. In uitzonderlijke gevallen kunnen we dergelijke overdrachten ook uitvoeren op basis van uw expliciete toestemming, belangrijke redenen van algemeen belang, het beheer van juridische claims of om de essentiële belangen van u of iemand anders te beschermen.

6. Verwerkt Vitamin Well speciale categorieën persoonsgegevens?
Vitamin Well verwerkt nooit gevoelige informatie, zoals informatie over ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze overtuigingen of seksuele geaardheid. In sommige gevallen zijn we echter verplicht om gegevens over gezondheid te verzamelen en, voor een beperkte periode te verwerken vanwege veiligheidsredenen, zoals informatie over allergieën of andere aandoeningen waarvan we op de hoogte moeten zijn bij het organiseren van reizen of trainingsevenementen. Dergelijke gegevens worden altijd verwijderd zodra het doel waarvoor ze verzameld zijn niet langer van toepassing is.

7. Hoelang worden de persoonsgegevens bewaard?

7.1 Wanneer we persoonsgegevens verwerken is gebaseerd op een overeenkomst

Wij bewaren uw persoonsgegevens tijdens de looptijd van de overeenkomst en wissen deze wanneer de overeenkomst wordt beëindigd. De volgende uitzonderingen zijn echter van toepassing:

Als we wettelijk verplicht zijn om uw persoonsgegevens te bewaren of openbaar te maken na beëindiging van de overeenkomst, zoals arbeidsinformatie, bewaren wij de gegevens voor zo lang en voor zover vereist volgens de wet of volgens de instructies van een rechtbank of overheidsinstantie.

Foto’s of films worden niet automatisch gewist op verzoek of na voltooiing van een bepaald evenement, maar worden gebruikt in overeenstemming met onze overeenkomst.

Als u spontaan solliciteert naar een baan bij Vitamin Well, bewaren we uw persoonsgegevens gedurende zes maanden vanaf de datum van uw sollicitatie om contact met u op te kunnen nemen wanneer er een geschikte positie vrij komt. Indien wij besluiten u niet aan te nemen voor de baan waarnaar u hebt gesolliciteerd, zullen wij uw sollicitatie wissen nadat wij u ervan op de hoogte hebben gesteld dat u de functie niet hebt gekregen, tenzij we anders overeenkomen.

7.2 Wanneer we persoonsgegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigde belang

Nieuwsupdates: We bewaren uw persoonsgegevens zolang u aangemeld blijft of uw interesse toont voor onze nieuwsupdates. U kunt op elk moment onze nieuwsupdates annuleren.

Medewerkers/ambassadeurs: Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang onze informele samenwerking doorgaat of zolang uw persoonlijke profiel relevant is voor onze marketingdoeleinden.

Evenementen: Wij bewaren uw persoonsgegevens totdat het evenement is voltooid. Foto’s en films van het evenement worden echter niet automatisch gewist na voltooiing van het evenement, maar kunnen worden gebruikt zolang ze relevant zijn voor onze marketingdoeleinden.

Productvragen en -klachten: Wij verwerken de persoonsgegevens gedurende twee jaar na ontvangst, met als doel statistische analyses uit te voeren op vragen en klachten, om mogelijke gezondheidsrisico’s of productproblemen te onderzoeken, te volgen en te rapporteren, om onze klantenservice te controleren en te verbeteren, om compensatie te betalen en om frauduleus gedrag te voorkomen (bijv. ongegronde schadeclaims).

Websitebezoekers: We zullen uw persoonsgegevens verwerken totdat u de cookies van onze website weigert.

Ideeën enz.: We verwerken spontaan ontvangen persoonsgegevens zolang deze relevant voor ons zijn.

8. Wat zijn uw rechten als betrokkene?
U hebt als betrokkene verschillende rechten. U hebt bijvoorbeeld het recht om te weten welke persoonsgegevens wij over u bewaren. U kunt ook een verzoek indienen dat we onnauwkeurige gegevens over u corrigeren, dat we gegevens die niet meer relevant zijn wissen en dat we de gegevens overdragen. U hebt altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Data Inspection Board.

Verder kunt u ons vragen om onze verwerking van uw persoonsgegevens te beperken. Houd er rekening mee dat een dergelijk verzoek kan betekenen dat we niet langer aan onze verplichtingen naar u kunnen voldoen, en dat het wissen niet geldt voor foto’s of films. Deze mogen wij, in overeenstemming met onze overeenkomst, nog steeds blijven gebruiken.

Als we een overeenkomst met u hebben afgesloten, kunt u ook een kopie bij ons opvragen van de persoonsgegevens die u ons in digitale vorm hebt verstrekt. Als we uw gegevens verwerken op basis van ons legitieme belang, kunt u op elk moment bezwaar maken tegen onze verwerking.

Als u vragen hebt of uw rechten wilt uitoefenen, neem dan contact op met onze functionaris voor gegevensbescherming op dpo@vitaminwell.se.

9. Overig
Dit privacybeleid wordt regelmatig bijgewerkt om in overeenstemming te zijn met onze bedrijfsactiviteiten en om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving, d.w.z. de Zweedse wetgeving, inclusief de vereisten in de Algemene verordening gegevensbescherming (EU-verordening nr. 2016/679). Deze versie is voor het laatst bijgewerkt op 29 maart 2019.