VITAMIN WELLS INTEGRITETSPOLICY

1. Inledning

Vitamin Well värnar om din integritet och om att behandla dina personuppgifter på ett öppet, tryggt och lagligt sätt. I denna integritetspolicy, som vänder sig till alla som på något sätt samarbetar eller kommer i kontakt med oss, beskriver vi närmare hur dina personuppgifter behandlas på Vitamin Well och vilka rättigheter du har som registrerad.

Om inte annat anges är det Vitamin Well-koncernen, Garvargatan 9, 112 21 Stockholm, (”Vitamin Well”, ”vi”, ”oss”) som är personuppgiftsansvarig. I Vitamin Well ingår No Carbs Company AB, Barebells Functional Foods AB (inkl. varumärket Snackbros), Tyngre Distribution AB och NOBE Drycker Stockholm AB, en filial i Finland samt dotterbolag i Danmark, Norge, Tyskland, Frankrike, Österrike, Polen, Spanien, Storbritannien, Hong Kong och USA.

Vitamin Well har valt att utse ett dataskyddsombud för att se till att personuppgifter behandlas på rätt sätt. Vid frågor om vår behandling av dina personuppgifter eller för att använda någon av dina rättigheter är du välkommen att höra av dig till dataskyddsombud@vitaminwell.se .

2. Vad är en personuppgift?

En personuppgift är en upplysning om en identifierad eller identifierbar fysisk person (”den registrerade”) och kan alltså vara vilken typ av uppgift som helst. Som exempel kan nämnas namn, e-postadress eller mobilnummer om det kan förknippas med en levande person, men även t.ex. ett fotografi med någons ansikte på är en personuppgift.

3. Vad innebär det att ”behandla” personuppgifter?

Ordet ”behandling” avser alla sorters hantering av personuppgifter. Definitionen är väldigt bred och inbegriper all form av hantering från insamling, registrering, lagring och bearbetning till läsning, användning, utlämning, spridning och till och med radering av personuppgifter.

4. Vilka personuppgifter behandlar vi, för vilka ändamål och på vilka grunder?

4.1 Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna ingå eller fullgöra ett avtal med dig

  • Du som är ambassadör för oss har lämnat personuppgifter i form av t.ex. namn, personnummer, adress, portkod, e-postadress, telefonnummer, ev. bankkontonummer, namn på sociala medier, klädstorlek och bilder. Dessa uppgifter behandlar vi för att för att kunna fullfölja vårt avtal med dig, t.ex. genom att skicka produkter eller betala ersättning och samarbeta kring event och annan marknadsföring. Vi behandlar även offentlig information från t.ex. sociala medier, såsom antal följare och aktivitet/inlägg relaterade till de varumärken du är ambassadör för, för att följa upp vårt avtal med dig.
  • Du som har ingått ett modellavtal med oss har uppgivit personuppgifter som t.ex. namn, adress, e-postadress, telefonnummer, bankkontonummer och bilder och filmer på dig. Uppgifterna används för att ersätta dig, länka ditt namn till associerade bilder och filmer och ev. event, och för att marknadsföra våra varumärken och produkter.
  • Du som har ingått ett fotografavtal med oss har uppgivit information som t.ex. namn, adress, e-postadress, telefonnummer och bankkontonummer. Uppgifterna används för att ersätta dig, länka ditt namn till associerade bilder och filmer och ev. event.
  • Du som har godkänt våra villkor för deltagande i ett event som vi anordnar har vid anmälan registrerat personuppgifter i form av dina kontaktuppgifter (t.ex. namn, adress, e-postadress och telefonnummer) samt ev. hälsorelaterad information (t.ex. skador eller allergier). Denna information behöver vi för att kunna organisera och genomföra eventet på ett säkert sätt. Då vi fotograferar och filmar våra event för framtida marknadsföringssyften i enlighet med avtalet kan vi även komma att samla in, bearbeta och på sociala medier publicera fotografier och filmer på vilka du syns..
  • Du som har godkänt våra allmänna villkor för deltagande i en tävling som vi anordnar har lämnat uppgifter till oss som namn, adress, telefonnummer, e-postadress, namn på sociala medier och ev. ett bidrag (t.ex. bild eller film) på vilken du syns. Vi använder uppgifterna för att genomföra tävlingen och ev. även som underlag för vidare marknadsföring. När priset är en resa, kan vi även behöva behandla uppgifter som t.ex. medborgarskap och hälsodata av säkerhetsskäl (t.ex. allergier).
  • Du som har godkänt våra allmänna villkor för användning av innehåll som du har lagt upp på sociala medier, som t.ex. en bild, video eller text, kommer vi att behandla tillhörande personuppgifter för att marknadsföra våra produkter och varumärken.
  • Du som har sökt jobb hos oss har skickat in dina kontaktuppgifter (t.ex. namn, adress, e-postadress och telefonnummer) och ev. annan personlig information (t.ex. bild) i din jobbansökan. Vi behandlar dessa uppgifter för att bedöma din ansökan och lämplighet för en anställning, dvs. för att kunna vidta åtgärder på din begäran innan ett avtal ingås.
  • Du som har ingått avtal med oss om sponsring av event, tillverkning av produkter eller annat professionellt samarbete har uppgivit personuppgifter till oss i form av t.ex. namn, adress, e-postadress, telefonnummer, titel och arbetsgivare. Dessa uppgifter behandlar vi för att kunna fullfölja vårt avtal med dig.

Den lagliga grunden för vår behandling av dessa personuppgifter om dig är att behandlingen är nödvändig för att kunna ingå eller fullfölja vårt avtal med dig.

4.2 Vi behandlar dina personuppgifter baserat på vårt berättigade intresse

  • Du som har anmält intresse för att få nyhetsuppdateringar av oss (t.ex. via Mynewsdesk) har uppgivit personuppgifter som t.ex. namn och e-postadress, vilka vi använder för att kunna skicka relevanta nyheter och pressmeddelanden till dig.
  • Du som fritt samarbetar med oss som ambassadör eller är en potentiell ambassadör kan ha uppgivit personuppgifter som t.ex. namn, adress, e-postadress, telefonnummer, namn på sociala medier, klädstorlek och bilder) för att vi ska kunna skicka produkter till dig och samarbeta kring deltagande på event och andra former av marknadsföring. Vi kan även komma att spara sådana uppgifter och/eller offentlig information som t.ex. antal följare på sociala medier och aktivitet relaterat till våra varumärken för att kunna inleda ett sådant samarbete eller ingå ambassadörsavtal med dig.
  • Du som har anmält dig till ett event eller en resa som vi anordnar har lämnat uppgifter till oss som t.ex. namn, adress, e-postadress och telefonnummer samt ev. hälsorelaterad information (t.ex. allergier) som vi behöver känna till av säkerhetsskäl. Då det ligger i sakens natur att filma och fotografera för framtida marknadsföringssyften kan vi även komma att behandla sådant material som du syns på.
  • Du som kontaktat oss med frågor eller klagomål om våra produkter har uppgivit personuppgifter till oss i form t.ex. namn, adress, e-postadress och telefonnummer och ev. hälsoinformation (t.ex. produktrelaterade hälsoproblem). Vi använder uppgifterna för att besvara frågor, utreda produktfel, spåra eller anmäla hälsorisker, betala ut ersättning och för att förebygga bedrägeri genom t.ex. grundlösa krav på ersättning.
  • Du som besöker vår hemsida och godkänner våra cookies har godkänt att vi samlar in personuppgifter i form av onlinebeteende (t.ex. din IP-adress, surf/klick-historik, tidigare besökta hemsidor, m.m.) i enlighet med vår Cookie Policy. Vi analyserar denna information på aggregerad och pseudonymiserad nivå för statistiska ändamål, för optimering av vår hemsida och för att stärka och marknadsföra våra produkter och varumärken genom att analysera vilka delar av våra hemsidor som väcker intresse.
  • Du som på vår uppmaning eller på eget initiativ hör av dig till en av våra allmänna mailadresser (t.ex. info@vitaminwell.se) med t.ex. idéer om smaker, produkter och kampanjer kan komma att uppge personuppgifter till oss som vi använder för att besvara och bedöma dina förslag.

Vi behandlar dessa personuppgifter baserat på vårt berättigade intresse att marknadsföra våra produkter och våra varumärken och förbli konkurrenskraftiga som företag. Vi bedömer att detta intresse i detta fall väger tyngre än ditt intresse eller rättigheter i förhållande till skyddet av personuppgifter, då du själv eller på eget initiativ har uppgivit dina personuppgifter och vi använder dem för syften som borde vara i linje med dina förväntningar.

Om vi ingått avtal med dig avseende någon av ovannämnda aktiviteter, kommer vår behandling av dina personuppgifter istället baseras på detta avtal.

4.3 Rättslig skyldighet och samtycke

Vi behandlar även dina personuppgifter för att fullgöra våra rättsliga skyldigheter (t.ex. bokföringsskyldighet) och instruktioner från domstolar och myndigheter (t.ex. Skatteverket). Vi kan även vara skyldiga enligt lag eller motiverade av allmänt intresse att behandla uppgifter i förhållande till produktfel för att kunna förebygga, spåra och övervaka ev. hälsorisker.

Vi kan även komma att behandla dina personuppgifter baserat på ditt samtycke. Vi inhämtar i sådant fall ditt samtycke för ett visst ändamål och ser till att det är frivilligt, specifikt, informerat och otvetydigt. Du har rätt att när som helst återkalla ditt samtycke och är då välkommen att kontakta vårt dataskyddsombud enligt nedan. Vänligen observera att ett samtycke inte kan återkallas retroaktivt.

5. Vilka är mottagarna som kommer ta del av personuppgifterna?

Dina personuppgifter kommer, när och i den utsträckning det är nödvändigt, att behandlas av Vitamin Wells anställda och dess rådgivare, leverantörer, partners och distributörer. T.ex. har vår produktutvecklare främst tillgång till frågor och klagomål om produkterna, medan vår HR-avdelning behandlar uppgifter som rör personalen.

Vitamin Well har ingått personuppgiftsbiträdesavtal med tredje parter som genom sina tjänster och samarbete med oss får tillgång till och behandlar personuppgifter å våra vägnar. Härigenom säkerställer vi att de tredje parter som vi arbetar med behandlar personuppgifter på samma lagliga och säkra sätt som vi själva.

Vitamin Well har i dagsläget syster- och dotterbolag i Norge, Danmark, Tyskland, Frankrike, Österrike, Polen, Spanien, Storbritannien, Hong Kong och USA samt en filial i Finland, och fortsätter att expandera globalt. Vi samarbetar även med partners och distributörer i många länder både inom och utanför Europeiska Unionen (”EU”) eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (”EES”) och kan därför även behöva dela personuppgifter med t.ex. tjänsteleverantörer och rådgivare som är baserade utanför EU/EES.

Detta innebär att dina personuppgifter kan komma att överföras till länder utanför EU/EEA. Sådana överföringar kommer när det är möjligt att baseras på EU-kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå., och annars i första hand på fullgörandet av ett avtal som vi ingått. I andra fall kan överföringar till tredje land grunda sig på lämpliga skyddsåtgärder som t.ex. standardiserade dataskyddsbestämmelser. I undantagsfall kan sådan överföring ske på grundval av ditt uttryckliga samtycke, viktiga skäl som rör allmänintresset, för att hantera rättsliga anspråk eller för att skydda dina eller någon annans grundläggande intressen.

6. Behandlar Vitamin Well känsliga personuppgifter?

Vitamin Well behandlar aldrig känsliga personuppgifter som t.ex. uppgifter om politiska åsikter, etniskt ursprung, religiös övertygelse eller sexuell läggning. I vissa fall behöver vi dock av säkerhetsskäl och under begränsad tid behandla uppgifter om hälsa, som t.ex. information om allergier eller annat tillstånd som vi behöver känna till när vi anordnar resor och event. Sådana uppgifter kommer alltid att raderas så fort resan, eventet eller syftet i fråga är genomfört.

7. Hur länge sparas personuppgifterna?

7.1 När vi behandlar dina personuppgifter baserat på vårt avtal

Vi kommer att behålla dina personuppgifter under avtalsperioden och radera dem när avtalet upphör. I nedanstående undantagsfall gäller dock istället följande lagringstider:

Om vi har en rättslig skyldighet att behålla eller lämna ut vissa eller delar av dina personuppgifter även efter avtalets upphörande, som t.ex. anställningsuppgifter, kommer vi att spara uppgifterna så länge och i den omfattning som krävs enligt lag, dom eller myndighet.

Bilder eller filmer kommer inte automatiskt att raderas vid förfrågan eller då ett event har genomförts, utan kommer att behandlas i enlighet med vårt avtal.

Om du spontant har sökt jobb hos oss kommer vi att behålla dina personuppgifter under sex månader från och med ansökningsdagen för att kunna kontakta dig om en passande tjänst dyker upp. Om du har sökt en viss tjänst hos oss men inte fått tjänsten, kommer vi att radera dina ansökningshandlingar så fort vi meddelat dig att du inte fått tjänsten, om vi inte kommer överens om något annat.

7.2 När vi behandlar dina personuppgifter baserat på vårt berättigade intresse

Nyhetsutskick: Vi kommer att behålla dina personuppgifter så länge du själv väljer att markera ditt intresse för våra nyhetsutskick. Du kan när som helst välja att avmarkera intresset eller invända mot vår behandling av dina personuppgifter för detta syfte.

Samarbeten/ambassadörskap: Vi kommer att behålla dina personuppgifter så länge som vårt informella samarbete fortlöper eller din personliga profil är relevant för vår marknadsföring.

Event: Vi kommer att behålla dina personuppgifter till dess att eventet är genomfört. Bilder eller filmer raderas dock inte automatiskt efter genomförande av eventet, utan kan även fortsättningsvis komma att användas i marknadsföringssyfte.

Produktfrågor och -klagomål: Vi kommer att behandla dina personuppgifter i två år från att vi mottog dem, för att kunna föra statistik över frågor och klagomål, utreda, spåra och anmäla ev. hälsorisker eller produktfel, se över och förbättra vårt kundservicearbete, betala ut ersättning samt för att förebygga bedrägeri genom t.ex. grundlösa klagomål och krav på ersättning.

Besök på våra hemsidor: Vi kommer att behandla dina personuppgifter så länge du fortsätter att godkänna våra hemsidecookies.

Idéer m.m.: Vi behandlar personuppgifter i ev. spontant insända mail och brev så länge de kan vara relevanta för vår verksamhet, om inget annat överenskommes.

8. Vilka rättigheter har du som registrerad?

Du som registrerad har en rad rättigheter. Du har rätt att få veta vilka personuppgifter vi behandlar. Du får även begära att vi rättar felaktiga uppgifter, raderar ej längre relevanta uppgifter eller att vi överför dina uppgifter. Du kan alltid inge klagomål till Datainspektionen.

Du kan även be oss begränsa behandlingen av dina personuppgifter. Notera att detta dock kan medföra att vi inte kan uppfylla våra eventuella skyldigheter gentemot dig och att radering inte kommer att innefatta bilder och filmer, vilka kommer att behandlas i enlighet med vårt avtal.

Om vi har ingått ett avtal med dig har du även rätt att få en kopia på de uppgifter som du har uppgivit till oss i ett digitalt format. Om den rättsliga grunden för vår behandling av dina uppgifter är en intresseavvägning har du rätt att när som helst invända mot behandlingen.

Vid frågor eller för att tillvarata någon av dina rättigheter, tveka inte att höra av dig till vårt dataskyddsombud på dataskyddsombud@vitaminwell.se.

9. Övrigt

Denna integritetspolicy kommer regelbundet att uppdateras för att anpassas efter verksamheten och uppfylla kraven enligt gällande rätt, dvs. svensk lagstiftning inklusive de krav som följer av den s.k. dataskyddsförordningen (EU-förordning nr. 2016/679). Förevarande version uppdaterades senast den 29 mars 2019.

 




The Generation webbyrå Stockholm